Organisation Abiball

Organisation Abiball Der Abiball organisiert sich nicht von selbst! So einfach es klingt – die Planung der Abschluss Feier wird dennoch oft unterschätzt. Wo soll der Abiball stattfinden? Wann? Was steht auf dem Programm? Wer bezahlt das Ganze? Hinter einem solch aufwendigen Event steckt ein ganzer Rattenschwanz an Organisationsaufgaben. Wichtig ist einen kühlen Kopf zu behalten und den Überblick zu wahren. Unsere Checkliste hilft euch dabei, den Abschlussball strukturiert zu planen!

Bildung eines Abiball-Komitees – Check!
Kümmert euch als Stufe rechtzeitig um die Gründung eines Abiball Komitees. Rechtzeitig heißt: Nicht kurz vor den Abiprüfungen! Am besten teilt ihr bereits zu Beginn des letzten Schuljahres die Organisation der verschiedenen Abi Events auf. Wer kümmert sich um die Abizeitung? Wer organisiert den Abi Streich? Und so weiter! In kleineren Gruppen kann effizienter gearbeitet werden und durch die Arbeitsteilung fühlt sich jeder für seinen Bereich verantwortlich. In jedem Komitee sollte dann ein Sprecher gewählt werden. Er kümmert sich um regelmäßige Treffen seines Komitees und behält den Überblick. Ihr habt ein Abiball Komitee gegründet? Dann kann es mit der Organisation losgehen!

Abiball Location – Check!
Wo soll der Abiball stattfinden? Diese Frage ist alles andere als einfach zu beantworten. Es genügt nämlich nicht, einen Saal „schön“ zu finden. Die Wahl der Location für den Abiball ist von vielen Faktoren abhängig. Neben der Höhe der Miete solltet ihr vor allem auch abklären, wie lang ihr den Raum nutzen dürft und ob ihr ihn danach selbst reinigen müsst. Insgesamt solltet ihr euch überlegen, wie viele Personen jeder mit zum Abiball mitbringen darf. Denn davon hängt ab, wie groß die Räumlichkeiten sein müssen! Ein Tipp: Informiert euch bei früheren Jahrgängen, wo sie den Abschlussball gefeiert haben und welche Erfahrungen sie in den jeweiligen Locations gemacht haben.

Verpflegung Abiball – Check!
Manche Veranstalter stellen ihr eigenes Catering zur Verfügung. In dem Fall müsst ihr in Erfahrung bringen, wie teuer Essen und Getränke sind und ob ihr gegebenenfalls auf einen alternativen Caterer zurück greifen könnt. Hier ist Verhandlungsgeschick gefragt! Versucht, mit dem Anbieter einen günstigeren Preis auszumachen. Bei der Organisation des Abiballs gilt: Sparen, wo es nur geht! Deswegen fordert ruhig bessere Konditionen. Meistens lässt sich der Händler auf einen günstigeren Preis ein. Denn schließlich verdient er ja auch nicht wenig mit eurem Abiball!

Abiball Programm – Check!
Für Location und Verpflegung ist schon einmal gesorgt, jetzt heißt es: Den Abend planen! Denn außer dem Essen sollten wenigstens ein paar Programmpunkte bereits vorab feststehen. Für den Auftakt des Abschlussballs eignet sich eine Rede. Am besten vom Schulleiter oder euren Stufenkoordinatoren. Anschließend kann zum Beispiel die Zeugnisübergabe erfolgen. So bekommt ihr euer Abiturzeugnis in einem festlichen Rahmen ausgehändigt und es ist eine schöne Möglichkeit, das Abendprogramm zu starten. Bei dieser Gelegenheit können auch die besten Absolventen des Jahrganges geehrt werden.

Für den weiteren Abendverlauf ist eure Kreativität gefragt! Ihr habt eine Schulband? Dann fragt sie, ob sie an diesem besonderen Event für euch auftreten möchte. Oder vielleicht spielt ein Mitschüler unter euch super Klavier oder Cello. Dann kann er sein Können auf dem Ball zum Besten geben! Musikalische Einlagen kommen immer gut an. Die Stimmung kann auch dadurch aufgelockert werden, dass ein oder zwei Schüler eine Rede halten. Diese darf ruhig etwas lässiger ausfallen und witzig sein. Der Abend soll ja Spaß machen!

Musik & Licht–Check!
Musik und Licht spielen auf dem Abiball eine entscheidende Rolle! Deswegen solltet ihr euch früh Gedanken darum machen, wen ihr für die Musik und Lichttechnik engagieren könntet. Wenn ihr Glück habt, hat jemand einen Bekannten, der sich mit Lichttechnik auskennt und sich gegen ein kleines Trinkgeld für den Abiball engagieren lässt. Ansonsten müsst ihr euch professionelle Hilfe (natürlich verbunden mit höheren Kosten!) suchen.

Das gleiche gilt für den DJ: mittlerweile gibt es viele, die hobbymäßig auflegen. Wenn ihr einen DJ oder eine DJane im Freundeskreis habt - perfekt! Denn dann wird er oder sie euch sicher einen Freundschaftspreis machen. Außerdem könnt ihr mit einem privaten DJ problemlos eure Musikwünsche absprechen. Falls ihr einen professionellen DJ engagiert, müsst ihr zwischen 200 bis 500 Euro auf den Tisch legen. Insgesamt gilt: sprecht mit dem DJ ab, welche Musik ihr euch für das Abendprogramm wünscht und welche Songs auf der After-Show-Party aufgelegt werden sollen. Denn dass später auf der Tanzfläche andere Musik angesagt ist, als am Tisch mit Omi und Opi dürfte außer Frage stehen.

Fotograf – Check!
Sicher wird euer Abiball ein voller Erfolg! Und das sollte auch so in Erinnerung bleiben. Am besten hält ein Fotograf den Abend für euch fest. Dieser lichtet euch auf Wunsch bereits am Eingang mit euren Liebsten ab und begleitet euch dann die ganze Feier über. Die Auswahl an professionellen Abiball Fotografen ist riesig. Sucht am besten nach einem Angebot ohne Kostenrisiko. Das heißt, der Fotograf begleitet eure Veranstaltung gratis und ihr bezahlt nur die Bilder, die ihr kaufen möchtet. In den meisten Fällen kann man die Fotos noch vor Ort am selben Abend mitnehmen.

Finanzierung Abiball – Check!
Ohne Moos nichts los. Stimmt leider. Vor allem beim Abiball lässt sich ohne Geld erst einmal gar nichts organisieren. Denn wer will schon als einziger Schüler in Vorkasse gehen? Denkt dran: Je mehr Geld ihr einsammelt, desto günstiger werden eure Eintrittskarten zum Abiball. Und auch eure Abishirts und Abizeitungen sollten nicht 30 Euro pro Stück kosten.

Ein Tipp vorneweg: Am besten solltet ihr ein gemeinsames Stufenkonto einrichten. So ist nämlich keiner allein für die Finanzen verantwortlich und niemand muss 1.000 Euro bei sich zuhause im Sparstrumpf verstecken.

So! Und wie kommt nun Geld auf das Stufenkonto?

1. Abiball Sponsoren suchen
Sucht euch Sponsoren! Viele Unternehmen haben durchaus Interesse daran, eine Anzeige in der Abizeitung zu schalten oder auf der Rückseite der Eintrittskarten zum Abiball zu erscheinen. Denkt darüber nach, wer Interesse haben könnte, in eurer Zeitung Werbung zu machen. In Betracht kommen etwa private Hochschulen, Sparkassen mit Girokonten speziell für Schüler und Studenten, Schulbuchverlage, der Copyshop von nebenan etc. Lasst eurer Fantasie einfach freien Lauf und versucht es! Je mehr Sponsoren, desto besser.

2. Kuchen und Waffeln verkaufen
Wer freut sich in der Pause nicht über ein Stück selbst gebackenen Kuchen oder eine frische Waffel? Eben. Einen Kuchen zu backen, ist kein großer Arbeitsaufwand und der Gewinn ist trotzdem groß. Pro Stück könnt ihr nämlich zwischen 50 Cent und einem Euro verlangen. Veranstaltet ihr den Kuchenbazar regelmäßig, lässt sich damit gut die Abikasse füllen. Achtet darauf, dass jeder einmal einen Kuchen bäckt oder den Waffelteig macht. Schließlich seid ihr eine Gemeinschaft! Deswegen darf sich keiner davor drücken, den Mixer in die Hand zu nehmen. Sprecht allerdings zur Sicherheit die Verkaufsaktionen mit eurer Schulleitung ab – dann gibt es keinen Ärger!

3. Flohmärkte
Ihr habt ein Kleid im Schrank, das seit 2 Jahren nicht mehr getragen wurde? Her damit! Vielleicht gefällt es ja jemand anderem. Mistet alle euren Kleiderschrank aus und spendet die Klamotten, die ihr nicht mehr braucht, an eure Stufe. Dann könnt ihr einen Flohmarkt veranstalten und so ein paar Euro mehr für die Abikasse verdienen. Fragt eure Schulleitung, ob ihr das Ganze in der Turnhalle oder auf dem Hof veranstalten könnt! Dann müsst ihr keine Standgebühren zahlen.

4. Abi Partys
Wenn ihr bereits ein wenig Geld angespart habt, könnt ihr mit der Planung von Abi Partys starten. Mit Vorfinanzierungspartys (kurz: Vorfis) lässt sich sehr gut und schnell Geld verdienen. Denn solche Partys sind besonders beliebt bei jüngeren Schülern und anderen Abitur Jahrgängen. Allerdings müsst ihr hierfür bereits ein Budget haben, um Raummiete, Flyer etc. bezahlen zu können.

Am einfachsten ist es, wenn ihr die Abipartys in richtigen Diskos veranstaltet. Denn dann müsst ihr euch nicht eigens um den Raum, die Musik, die Sicherheitskräfte und die Bar kümmern. Allerdings können hier die Konditionen des Veranstalters weniger günstig ausfallen. Informiert euch also am besten bei mehreren Anbietern und sucht das für euch lukrativste Angebot heraus. Versucht einen Deal herauszuschlagen! Ihr könnt zum Beispiel mit einem Disko Inhaber vereinbaren, dass ihr drei Abi Partys bei ihm veranstaltet. Dann geht er bestimmt mit dem Preis dafür herunter. Möglich ist auch, dass ihr euch selbst um die Bar und die Garderobe kümmert. So spart ihr Kosten, wenn ihr günstigere Getränke einkauft und kein extra Personal bezahlen müsst.

Vergesst bei der ganzen anstrengenden Organisation nicht, Flyer und Plakate zu drucken und Werbung für eure Abi Party zu machen!

Prom time! Hier nochmal unsere Checkliste für einen gelungenen Abiball:

* Gründung eines Abikomitees
* Location finden
* Verpflegung organisieren
* Programm planen
* Musik & Lichttechnik organisieren
* Fotografen suchen
* Finanzierung planen

Bildquelle: Vielen Dank an jansun für das Bild (© jansun / freeimages.com).


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