Semesterparty: Tipps für die Organisation

Semesterparty: Tipps für die Organisation

1. Tipp: Das Budget planen


Bevor der spaßige Teil der Planung beginnt, musst du zunächst die Budgetplanung über die Bühne bringen. Für die Party werden nämlich allerhand Kosten anfallen, zum Beispiel für:
• Location
• Sicherheit
• Musik
• Marketing
• Dekoration
• Aufräumen
• Getränke
• Essen


Schnell zeigt sich: Eine große Semesterparty auf die Beine zu stellen, ist mit einem hohen finanziellen Aufwand verbunden. Deshalb solltest du erstmal alle Kostenpunkte auflisten. Danach musst du dir überlegen, wie du Geld für die Party einspielen kannst, damit du am Ende die Kosten nicht aus eigener Tasche zahlen musst – und vielleicht sogar noch einen Verdienst hast. Die Getränke sind eine gute Möglichkeit, um Geld zu verdienen. Je nach Größe der Party kann es auch sinnvoll sein, einen Eintrittspreis zu verlangen. Falls du dich dafür entscheidest, solltest du am besten professionelle Eintrittskarten drucken lassen, die ein Sicherheitsmerkmal gegen Fälschung besitzen. Die Tickets kannst du in Bezug auf das Design auf das Motto deiner Party abstimmen.

Überlege dir am besten erst, wie viele Gäste maximal kommen dürfen und bestelle dann die Eintrittskarten. So verhinderst du, dass deine Location am Ende überfüllt ist. Du hast keine Ahnung, wie du die Anzahl der Gäste realistisch ermitteln sollst? Dann frag am besten bei anderen Leuten nach, die schon einmal eine Semesterparty organisiert haben. Du kannst auch ein Event auf Facebook starten, wo deine Gäste unverbindlich zusagen können. Das gibt dir eine bessere Planungssicherheit.

2. Tipp für die Semesterparty: Location auswählen


Sobald du weißt, wie viele Gäste kommen sollen, musst du eine geeignete Location finden. Dafür hast du verschiedene Optionen:

• Club
• Bar
• Partyraum
• Mensa


Ideal ist es, wenn deine Hochschule mit dem Veranstaltungsort eine Kooperation hat. Dann lassen sich beim Mietpreis oft Vergünstigungen heraushandeln. Außerdem kannst du bei derartigen Locations die Licht- und Tontechnik nutzen. Weitere Vorteile: Ein Bar- oder Club-Partner übernimmt in der Regel die GEMA Gebühren, sodass du diese nicht selber tragen musst. Die Getränkeversorgung ist ebenfalls einfacher, weil du keine Getränke auf Kommission kaufen musst. Überdies sind keine Einschränkungen beim Getränkeangebot notwendig, z.B. auch Cocktails sind möglich. Bei der Auswahl der Location solltest du aber auch auf die Lage achten. Insbesondere die Anfahrts- und Parkmöglichkeiten spielen eine wichtige Rolle.

Tipps für Semesterparty

Finde gemeinsam mit der Location einen freien Termin. Für eine Semesterparty muss es kein Termin am Samstag oder Freitag sein, im Gegenteil: Ein Wochenende ist zum Feiern eher ungeeignet. Viele Studenten fahren dann nämlich in ihre Heimat zurück. Daher ist es besser, einen Termin unter der Woche zu wählen. Dann ist die Location meist auch preiswerter. Denke zudem daran, dass du nach der Party aufräumen musst! Je größer die Location ist, desto aufwendiger wird das. Eventuell solltest du dafür eine Reinigungsfirma beauftragen – oder zumindest einige Freiwillige finden. Bei der Schmutzbeseitigung helfen dir unsere fünf Aufräumtipps nach der Party.

3. Tipp: Für Sicherheit sorgen


Sicherheit ist bei jedem Event von Bedeutung! Wählst du einen Club oder eine Bar als Location aus, gibt es in aller Regel bereits geeignetes Sicherheitspersonal. Bei privaten Locations musst du selbst für Sicherheit sorgen. Wichtig sind dabei insbesondere folgende Punkte:
• Einhaltung der Brandschutzvorgaben
• Regeln der Versammlungsstättenverordnung
• ausreichend Sicherheitspersonal


Hier ist es empfehlenswert, professionellen Rat einzuholen, um deine Rechte und Pflichten zu kenne. Wenn bei der Party etwas passiert und du eine wichtige Sicherheitsvorschrift übersehen hast, haftest sonst du. Schließe auch eine Versicherung für Schäden am Inventar ab. Dafür werden spezielle Versicherungen angeboten, die nur für ein Event gelten. Sie schützen dich vor unvorhersehbaren Kosten – so z.B. auch eine Haftpflichtversicherung.

4. Tipp für die Semesterparty: Ein Motto auswählen


Es ist natürlich kein Muss, für deine Semesterparty ein Motto auszuwählen. Allerdings kommen Mottos erfahrungsgemäß ganz gut an. Es kann ein Motto sein, das zur Jahreszeit passt oder auf das aktuelle Semester abgestimmt ist. So kannst du zum Beispiel eine Semesterauftakts- oder Semesterabschlussparty veranstalten.

Bist du noch unsicher bei der Auswahl des Partymottos? Hier haben wir schon einige coole und witzige Mottos für Studentenpartys gesammelt. Wie wäre es mit dem Motto „Anything But Clothes?“ Hier dürfen die Partygäste alles tragen – außer Kleidung. Mit Handtüchern, Alufolie, Mülltüten und Decken basteln sich die Gäste ihre Outfits selber. Damit sind Lacher garantiert!

Aber Achtung: Es ist auch riskant, deine Partygäste zu einer Verkleidung zu verpflichten. Viele Studierende scheuen den Aufwand, der mit dem Basteln eines speziellen Outfits zusammenhängt. Es wäre ärgerlich, wenn du nur deshalb auf deinen Eintrittskarten – und somit auf den Kosten – sitzenbleibst. Die bessere Option ist es, für Gäste, die in Verkleidung erscheinen, eine Belohnung anzubieten – etwa ein kostenfreies Getränk. Hast du ein Motto gefunden, solltest du den DJ, die Plakate, die Flyer und die Social-Media-Posts darauf abstimmen. Auch die Dekoration sollte zum Motto passen.

Semesterparty organisieren

5. Tipp: Auf die Semesterparty aufmerksam machen


Damit deine Party zum vollen Erfolg wird, ist es wichtig, dass genügend Gäste kommen. Daher ist ein gutes Marketing von großer Bedeutung. Fange rechtzeitig mit der Werbung an – mindestens aber vier bis sechs Wochen, bevor das Event steigen soll. Wenn du eine Eventlocation wählst, trägt diese durch ihr eigenes Marketing dazu bei, für deine Party zu werben.

Dennoch solltest du zusätzlich Plakate und Flyer drucken lassen. Verteile sie in der Uni, in der Bibliothek, in Cafés und Bars. Auf deiner Werbung solltest du Termin, Uhrzeit, Motto, Eintrittspreis und DJ angeben. Nutze auch die Social-Media-Kanäle, um auf deine Semesterparty aufmerksam zu machen. Gründe zum Beispiel eine Facebook-Seite für diesen Anlass, wo du die Gäste über aktuelle Informationen auf dem Laufenden hältst.

Eine gute Idee ist es auch, einen eigenen Hashtag zu starten. Nutze diesen Hashtag immer, wenn du online etwas zu deiner Semesterparty teilst. Denke daran, mindestens einmal wöchentlich ein Update zu posten. Du kannst immer mal wieder Aktionen durchführen, welche die Spannung auf das Event steigern. Fordere deine Gäste schon vor der Party auf, ihre Musikwünsche mitzuteilen und veröffentliche Fotos von der Location oder der Dekoration. Verlose freie Eintrittskarten unter allen, die dein Event in ihrem Profil teilen. Organisiere auch jemanden, der auf der Party professionelle Fotos zu machen, um diese im Nachhinein posten zu können und für zukünftige Veranstaltungen nutzen zu können.

Bildquellen: Vielen Dank an ktphotography ©pixabay.de Mauricio Mascaro ©pexels.com

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